La Plateforme Monitors : la solution numérique pour une gestion étudiante optimisée

Pascal Assens, directeur des études à La Plateforme, école supérieure formant aux métiers du numérique, répond à nos questions

Pourriez-vous brièvement nous présenter le projet La Plateforme Monitors et nous parler de sa genèse ?

La genèse de ce projet vient de notre volonté de centraliser et d’automatiser le suivi des étudiants, qui devenait de plus en plus complexe avec la croissance rapide de notre école, La Plateforme, ouverte depuis maintenant cinq ans.

Avec plusieurs filières et centres situés dans différentes régions autour de Marseille, gérer manuellement les informations devenait inefficace. C’est ainsi qu’est née La Plateforme Monitors. C’est un outil qui centralise et automatise ces processus. Visuellement, elle se présente sous forme de tableaux de bord permettant de suivre les progrès des étudiants, synthétiser les informations nécessaires à la prise de décisions, et même suggérer des actions en fonction des problématiques rencontrées.

Quels étaient les principaux objectifs de la création de cette plateforme ?

Les principaux objectifs étaient d’abord de synthétiser les informations et d’avoir une vision globale et centralisée de la progression des étudiants. La Plateforme Monitors permet également de suggérer des actions à mener en fonction des données collectées, facilitant ainsi une prise de décision rapide et éclairée.

La Plateforme Monitors répond ainsi aux besoins des équipes pédagogiques, des relations entreprises et des étudiants eux-mêmes en centralisant les informations et en automatisant les processus.

À quels besoins spécifiques des étudiants et des équipes pédagogiques cherchiez-vous à répondre avec ce projet ?

Les besoins étaient variés, mais ils convergeaient vers une meilleure gestion et accessibilité des informations.

Pour les équipes pédagogiques, il s’agissait de simplifier le suivi des projets et des activités des étudiants, tout en facilitant la communication entre les différents services.

Pour les étudiants, cela leur permettait d’avoir un accès direct à leurs progrès, leurs compétences et les actions à entreprendre pour améliorer leur parcours. Par exemple, grâce à La Plateforme Monitors un enseignant peut désormais créer un groupe d’étudiants selon leurs compétences spécifiques grâce à une cartographie des compétences incluse dans l’outil.

Quelles ont été les principales étapes du développement de La Plateforme Monitors ?

Le développement a suivi des phases classiques. Tout d’abord, nous avons recueilli les besoins des différentes équipes. Ensuite, nous avons conçu l’outil en collaboration avec une entreprise de développement externe. Chaque semaine, nous avions des réunions pour suivre les progrès, permettant des ajustements constants si nécessaire. Le projet a été construit petit à petit, en développant et testant chaque fonctionnalité successivement avant de passer à la suivante.

Quels défis techniques et organisationnels avez-vous rencontrés lors de la mise en œuvre du projet ?

L’un des principaux défis était d’intégrer les nouvelles fonctionnalités dans notre environnement existant sans perturber les utilisateurs. Nous devions nous assurer que les informations étaient correctement stockées, accessibles et sécurisées.

Travailler avec la méthode agile nous a permis de surmonter ces défis en procédant à des ajustements constants. »

Sachant que nous avions déjà des outils développés en interne, il était essentiel de ne pas fragmenter les services. Nous avons donc intégré les interfaces de La Plateforme Monitors dans nos outils existants pour offrir une expérience utilisateur cohérente.

Quelles sont les principales fonctionnalités de La Plateforme Monitors ?

Les principales fonctionnalités incluent le suivi pédagogique et administratif des étudiants, la centralisation des informations sur leurs compétences et leurs progrès, ainsi que des suggestions d’actions basées sur les données collectées.

La plateforme permet également aux équipes des relations entreprises de trouver les meilleures offres d’alternance ou de stage en consultant les profils et les compétences des étudiants. Les responsables pédagogiques peuvent voir en temps réel si un étudiant avance bien dans sa recherche d’alternance et les compétences acquises.

En quoi consiste le suivi pédagogique et administratif proposé par cette plateforme ?

Le suivi pédagogique inclut la gestion des projets en cours, des activités disponibles et des compétences acquises. Le suivi administratif couvre la présence des étudiants, l’avancement des dossiers et les profils des étudiants. Toutes ces informations sont centralisées et mises à jour automatiquement, ce qui facilite le travail des équipes pédagogiques et administratives. L’outil génère aussi des alertes et des suggestions d’actions en cas de problématiques rencontrées par les étudiants.

Comment la plateforme facilite-t-elle les relations entre les entreprises et les étudiants ?

La plateforme permet aux entreprises de consulter les compétences des étudiants de manière plus précise et rapide, facilitant ainsi le processus de recrutement pour des stages ou des alternances. Une entreprise peut ainsi consulter les compétences spécifiques d’un groupe d’étudiants et trouver celui qui correspond le mieux à leurs besoins. Bien que cet aspect soit encore en développement, il offre déjà une meilleure orientation des entreprises vers les étudiants appropriés.

Depuis son lancement, quel impact La Plateforme Monitors a-t-elle eu sur les apprenants et les équipes pédagogiques ?

L’impact a été majeur.  »

Les équipes pédagogiques et administratives ont constaté un gain de temps significatif et une amélioration de la communication entre les services. Auparavant, il fallait parfois plusieurs heures de coordination pour obtenir toutes les informations nécessaires sur un étudiant. Maintenant, ces informations sont disponibles instantanément.

Par ailleurs, les étudiants bénéficient d’un suivi plus précis et d’un accès direct à leurs informations, ce qui les aide à mieux gérer leur parcours. Des services qui prenaient du temps, comme la gestion des alertes et des convocations, sont maintenant automatisés, libérant ainsi du temps pour des tâches à plus forte valeur ajoutée.

Comment l’appel à projets 2022 lancé par l’Opco Atlas a-t-il contribué au développement de ce projet ?

L’appel à projets de l’Opco Atlas a été crucial, surtout sur le plan financier. Cela nous a permis de sous-traiter une partie du développement à une entreprise externe et d’accélérer la mise en œuvre du projet. Grâce à ce soutien financier, nous avons pu finaliser le projet en environ un an, ce qui aurait autrement pu prendre plusieurs années. De plus, la reconnaissance et le soutien de l’Opco Atlas ont validé l’importance et la pertinence de notre initiative, ce qui a été très motivant pour nos équipes.