Automatisation de la gestion des contrats d’apprentissage : intégration des événements de rupture

Quels sont les événements entièrement automatisés ?

Certains événements sont désormais entièrement gérés de manière automatique. Les informations de rupture transmises par les entreprises sont prises en charge immédiatement, sans intervention humaine. De même, les informations concernant la poursuite de la formation après une rupture, transmises par les CFA, sont automatiquement intégrées au système. Cette automatisation garantit une mise à jour rapide et précise des dossiers, réduisant ainsi les délais de traitement.

Cependant, certains aspects ne sont pas encore totalement automatisés. Les informations de rupture transmises par les CFA nécessitent encore une intervention manuelle. De plus, les annulations de contrat, c’est-à-dire les ruptures avant le démarrage du contrat, ne sont pas entièrement automatisées. Ces exceptions demandent toujours une vérification et une validation humaines pour garantir leur exactitude.

Quelles sont les actions-clés de l’automatisation des événements liés à la rupture de contrat  ?

L’automatisation comprend plusieurs actions clés, assurant une efficacité accrue et une réduction significative des tâches à faible valeur ajoutée pour les équipes de gestion. Le système effectue un contrôle de cohérence des données, crée automatiquement un événement de rupture, et met à jour le dossier en conséquence. Les messages traités sont historisés, et les engagements ainsi que les échéanciers de facturation sont ajustés automatiquement. Enfin, les documents sont déposés dans le système DECA, garantissant une traçabilité complète.

Quels avantages les CFA peuvent-ils tirer de cette automatisation ? 

L’automatisation vise à réduire les délais de traitement tout en garantissant la sécurité et la qualité des informations à chaque étape. Pour les CFA, les avantages sont nombreux. Tout d’abord, cette évolution permet de fluidifier les processus administratifs en traitant les événements simples dès leur réception. Les ajustements de l’échéancier de facturation sont désormais visibles dans l’espace myAtlas, offrant une meilleure visibilité et prévisibilité pour les CFA. Cette modernisation permet également de limiter le nombre d’actions à faible valeur ajoutée, comme les tâches répétitives, ce qui améliore l’efficacité des équipes de gestion.

À quels ajustements les CFA doivent-ils faire face ? 

Depuis le 12 avril, conformément aux procédures décrites dans le Vademecum CFA publié en février, l’ajustement de l’engagement est révisé après l’enregistrement d’une déclaration de rupture. Par défaut, la fin du financement est fixée à la date de rupture. En cas de poursuite de la formation après la rupture, les CFA doivent désormais effectuer cette déclaration de manière dématérialisée via le formulaire « Déclaration de poursuite de la formation post-rupture » accessible dans le détail du dossier. Cette procédure simplifiée permet de garantir une mise à jour rapide et précise des engagements et des échéanciers de facturation.

Pour les contrats conclus depuis 2020 sans déclaration de poursuite enregistrée, Atlas a déjà ajusté les engagements et mis à jour les échéanciers, accompagnés d’un courrier « annule et remplace ». Les CFA peuvent toujours soumettre une déclaration via le formulaire dédié pour un nouvel ajustement. Cette mise à jour proactive garantit que tous les dossiers sont à jour et reflètent fidèlement la situation des apprentis et des centres de formation.

Quelles sont les prochaines étapes ?

L’Opco Atlas continue de peaufiner le processus d’automatisation avec des évolutions prévues pour les prochains mois. Parmi les développements à venir, on note l’ajustement automatique de l’engagement au titre de l’AFMA (Aide à la fonction de maître d’apprentissage) en cas de rupture. De plus, les critères d’édition pour le courrier AR rupture/poursuite de fin de formation seront modifiés pour chaque ajustement. Une optimisation de la valorisation des montants trop perçus par les CFA est également en cours. Enfin, un API CFA permettra de transmettre directement les informations de rupture et de poursuite de formation post-rupture via des webservices, simplifiant encore davantage les processus administratifs.

À quels éléments les CFA doivent-ils prêter attention ?

Les CFA doivent prêter une attention particulière à plusieurs aspects pour tirer pleinement parti de cette automatisation. La déclaration de rupture doit être privilégiée par les entreprises pour garantir une transmission fluide des informations. La déclaration de poursuite de formation effectuée par le CFA est considérée comme définitive, ce qui souligne l’importance d’une transmission précise et complète. Il est essentiel de soumettre toutes les informations de manière dématérialisée via les canaux appropriés pour garantir leur prise en compte et éviter tout retard dans le traitement des dossiers. Les modifications résultant des déclarations seront visibles dans l’espace myAtlas à J+2, permettant ainsi une mise à jour rapide et fiable des informations.

L’automatisation de la gestion des contrats d’apprentissage par l’Opco Atlas représente une avancée majeure pour les CFA en simplifiant et en accélérant les processus administratifs. Les CFA sont invités à consulter régulièrement leur espace myAtlas Prestataire pour suivre les mises à jour et profiter pleinement des bénéfices de cette transformation numérique.