Lauréat AAP 2022 : « Améliorer la plateforme LMS pour un meilleur suivi des étudiants » (CFA ISCOD)

Pouvez-vous nous expliquer en quoi consiste ce projet ?

Les étudiants inscrits à l’ISCOD, sont exclusivement en contrat d’apprentissage. Ils ont un rythme de quatre jours par semaine en entreprise et un jour en formation à distance, en digital learning. Pour assurer la meilleure expérience pédagogique et ainsi garantir la montée en compétences de nos étudiants, nous investissons massivement dans notre propre plateforme d’apprentissage LMS collaborative (Learning Management System en anglais qui signifie système de gestion de l’apprentissage).

L’idée du projet est de pouvoir centraliser le suivi des étudiants. »

L’objectif est d’améliorer chaque jour ce LMS afin d’offrir une plateforme plus complète, plus intuitive et résolument innovante. C’est un travail continu qui nous a, par exemple, permis d’obtenir un brevet d’invention de l’INPI à la suite de la mise au point d’une technologie de captation pédagogique (brevet n° 17 711 30  Publié le 13/04/2023 à 12:52
PDF - 551,59 Ko ).

Mais la réussite d’une formation en e-learning ne réside pas seulement dans la qualité du contenu pédagogique ou de l’expérience utilisateur. L’accompagnement humain joue un rôle majeur. Pour rendre cette dernière composante optimale, nous devons renforcer le back-office de la plateforme LMS afin de permettre une interopérabilité (capacité d’opérer en commun de plusieurs systèmes informatiques hétérogènes) des différentes ressources logiciels pour construire un ensemble cohérent et garantir un suivi de qualité des participants. En effet, c’est en outillant notre personnel d’accompagnement avec les meilleurs outils que nous leur permettrons d’assurer le meilleur suivi. 

Pouvez-vous nous éclairer sur son objet global ?

Aujourd’hui, les différentes parties prenantes accompagnant les étudiants travaillent sur différents logiciels métiers qui n’ont pas de connexion les uns aux autres. Par exemple, le chargé d’admission et de placement reçoit la candidature du futur étudiant sur un ATS (outil de gestion de candidature ) développé en propre. Dans cet outil, il renseigne les éléments du projet professionnel, enregistre le CV et les différents documents administratifs du candidat. Une fois que le candidat est admis, il se met en recherche d’une entreprise d’accueil. Durant cette période, le chargé d’admission et de placement poursuit son accompagnement intensif en coachant l’étudiant et en lui proposant de nombreuses offres d’entreprises partenaires. L’iSCOD reçoit entre 800 et 1000 offres d’alternance par mois.

Le projet a démarré en fin d’année 2022 et doit s’achever en mars 2024. »

Le chargé d’admission utilise un logiciel dédié pour suivre les candidatures du jeune et proposer son CV aux entreprises qui pourraient être intéressées par son profil. Enfin, lorsque l’étudiant a trouvé son entreprise d’accueil, il commence sa formation. Le coordinateur pédagogique et le tuteur en entreprise renseignent les éléments de suivi : suivi pédagogique périodique, compte rendu de rendez-vous pédagogique, etc. Le tuteur en entreprise n’a pas accès au logiciel interne utilisé par le personnel pédagogique et les informations communiquées par le tuteur sont retranscrites à la main par le responsable relation entreprise. 

Malgré l’efficacité du personnel d’accompagnement dans ses domaines spécifiques, la multiplicité des logiciels ne permet pas d’avoir une vision immédiate et globale de la situation de l’étudiant. Un long traitement humain est nécessaire pour renseigner, souvent en doublon, dans les différents logiciels les informations relatives aux étudiants. 

L’idée du projet est de pouvoir centraliser le suivi appartenant à un seul endroit, de façon automatique, afin de faire gagner un précieux temps au personnel d’accompagnement et ainsi pouvoir le focaliser sur les missions dans lesquelles il a une plus-value importante : le suivi humain de l’étudiant. 

À qui est-il destiné ?

Le projet est directement destiné à toutes les personnes mobilisées dans le suivi de l’apprenant : 

• Le chargé d’admission et de placement qui accompagne les étudiants de leur demande d’information à leur insertion dans la vie professionnelle ;
• Le coordinateur pédagogique qui suit l’apprenant durant toutes sa formation. Il d’assure de sa bonne montée en compétences pédagogique et professionnelle (assiduité, motivation, suivi de la progression, cohérence des missions en entreprises avec le parcours suivi, etc.) ;
• Le learning coach qui accompagne son étudiant sur les sujets théoriques et métiers (rédaction du mémoire, préparation à la soutenance, etc.) ;
• Le tuteur en entreprise qui pourra communiquer de manière plus performante et innovante avec l’ensemble du personnel d’accompagnement mobilisé autour de l’étudiant.

Indirectement, l’étudiant bénéficiera de la réalisation de ce projet. S’il ne sera pas confronté directement à la solution développée, elle facilite et rend plus efficace le travail de toutes les parties prenantes qui œuvrent de concert à sa réussite.

Dans ce sens, Atlas a décidé de nous suivre dans un projet très technique, de l’ombre, mais dont l’impact pour le suivi étudiant est décisif. 

Quelles sont ses phases de développement et le calendrier ?

Le projet a démarré en fin d’année 2022 et doit s’achever en mars 2024. Il a été scindé en différents sprints. Aujourd’hui, nous avons terminé la phase de diagnostic et avons commencé la phase de design de l’architecture cible. Viendront ensuite les parties de développement puis de tests et enfin d’intégration. 

Le projet a gagné en ambition. »

Nous souhaitons remercier Atlas : en plus d’un accompagnement financier capital, ce genre de projet nous pousse à mieux cadrer nos besoins, à tenir un calendrier coûte que coûte malgré les nombreux enjeux annexes auxquels notre équipe est confrontée. 

En outre, ce projet n’est pas forcément des plus attirants dans une optique de promotion de l’appel à projets et des actions d’Atlas : il est technique et consiste en des améliorations d’outils de back-office. Néanmoins, Atlas nous a soutenu, ce qui démontre l’attention portée aux résultats concrets, loin des effets d’annonce de projets qui auraient pu paraître plus attirants d’un point de vue marketing ; mais moins impactant pour les étudiants. 

Envisagez-vous de nouvelles fonctionnalités ?

Depuis notre réponse à l’appel à projets Atlas, l’ISCOD a continué sa croissance soutenue et le projet a gagné en ambition. De nouvelles fonctionnalités seront développées donnant la possibilité au personnel d’accompagnement de réaliser des actions sur l’outil sans solliciter l’équipe de développement, notamment sur :

• La gestion des workflows ;
• Des rentrées ;
• Des événements ;
• Des jalons ;
• Des contenus pédagogiques au sens large ;
• D’autres fonctionnalités seront également développées en même temps que ce projet d’envergure bien qu’elles n’aient pas été présentées dans le cadre de l’appel à projets.