AAP 2022 : « Renforcer les relations entre le monde éducatif et les entreprises » (Aston, École IT)
« La crise sanitaire a profondément perturbé les échanges au sein des CFA, en particulier lors du premier confinement de mars 2020. La fermeture physique des écoles nous a contraints à privilégier les moyens de communication à distance, induisant une complexité inattendue dans les relations entre tuteurs, formateurs et élèves. Cette situation, accentuée par l’utilisation quotidienne de nombreux outils non collaboratifs, nous a conduits à réfléchir à la conception d’une solution innovante : celle d’un espace numérique partagé, nommé “Gaston” . Ce nouvel outil digital nous permet de renforcer la communication et les relations entre le monde éducatif (formateurs et apprentis) et les entreprises », déclare Stéphane Erny, directeur des opérations, au sein du CFA Aston, l’École IT.
Ce CFA est spécialisé dans les domaines de l’informatique et du numérique. Il accompagne et forme 600 apprentis par an. Ces derniers se préparent aux métiers du digital et de l’informatique : cybersécurité, systèmes réseaux, développement, transformation digitale, etc., au sein de trois campus implantés en région parisienne et à Lille. Aston, l’École IT, propose sept cursus de formation, professionnalisants et diplômants en alternance, de bac +2 à bac+5.
Qu’est-ce que le projet « Gaston » ?
Pour construire un lien écoles-entreprises durable et créer une dynamique collective dans le temps long, la centralisation de notre gestion administrative, autour d’un espace numérique partagé, nous est apparue fondamentale.
Nos équipes pédagogiques et techniques ont ainsi travaillé en 2022 sur la conception d’une plateforme digitale permettant de faciliter et de renforcer la communication entre tous les acteurs issus du triangle de l’apprentissage : tuteur, apprenti et formateur.
Concrètement, elle permet de partager, de manière sécurisée et conforme au RGPD, des informations relatives à la vie de l’apprenti tout au long de son parcours de formation (contrat d’apprentissage, suivi de l’apprenti, etc.) et de stocker l’ensemble des documents nécessaires (justificatifs, Cerfa, factures, attestations…) dans un espace qui offre des garanties contre la cybermalveillance et les bonnes règles de gouvernance pour la protection des données. Cet outil doit aussi renforcer notre respect des exigences Qualiopi.
A-t-il évolué depuis son lancement ?
Oui. Désormais, tout élève ou tuteur formulant une demande via la plateforme, reçoit une réponse sous 48 heures. Notre objectif est d’assurer une communication réactive et fiable au service de tous les acteurs impliqués dans le processus d’apprentissage.
Pourquoi cette évolution ?
Une part non négligeable de ruptures est imputable à des problèmes de communication ou à des demandes non satisfaites rapidement. Nous espérons, grâce à cet outil, limiter de manière significative le nombre de ruptures.
Comment fonctionne cette plateforme digitale ?
Nous avons créé au total quatre applications, accessibles via internet ou sur mobile, pour les apprentis, les tuteurs, les formateurs et le personnel administratif. Elles permettent de gérer les absences, les retards et tout ce qui concerne les compétences à acquérir au niveau du diplôme. En d’autres termes, elles permettent de transmettre, de manière transparente, les informations essentielles sur l’avancée du cursus scolaire de l’élève (son assiduité, sa compréhension des concepts, etc.).
À quelle phase se situe le projet aujourd’hui ?
Nous sommes en train de finaliser la phase de développement, qui se poursuivra jusqu’au 29 février 2024. Après cette première étape, nous lancerons pendant un mois la phase expérimentale, dans laquelle 100 élèves et 100 tuteurs lillois testeront l’application et nous remonteront les dysfonctionnements ou axes d’améliorations éventuels. Nous espérons étendre ce dispositif à l’ensemble de nos alternants, courant avril.