Toutes les astuces pour transmettre les contrats à l’Opco
La période de rentrée est l’occasion de partager les bons conseils pour faciliter la rédaction des contrats d’alternance. L’absence d’erreurs de saisie va en effet permettre à l’Opco Atlas de financer et déposer le contrat dans les meilleurs délais, et ainsi à l’entreprise de recevoir l’aide exceptionnelle facilement et rapidement. Nous vous proposons donc un tour d’horizon des écueils à éviter lors de la rédaction de votre contrat.
Étape 1 : Remplir le Cerfa, les points de vigilance
L’entreprise : SIRET, adresse email et effectif salariés
- Le SIRET renseigné doit correspondre au lieu d’exécution du contrat et être actif au moment de sa conclusion.
- Il est lié à l’adresse postale indiquée dans le contrat.
- L’adresse email donnée doit être valide et consultée régulièrement.
- L’effectif demandé est celui de l’entreprise (SIREN) et non de l’établissement (SIRET).
- Il faut par ailleurs porter attention aux dates indiquées dans la rubrique dédiée au contrat.
L’apprenti : nom, date de naissance et numéro de sécurité sociale
- Les noms et prénoms de l’apprenti doivent être similaires à l’identité qu’il utilise dans l’entreprise.
- Une vigilance particulière est nécessaire sur les inversions, les multiples prénoms et la notion de nom d’usage.
- Sa date de naissance doit être conforme aux données de paye enregistrées par l’entreprise.
- Le NIR de l’apprenti (qui est son numéro de sécurité sociale) doit être bien renseigné.
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Le contrat : dates d’exécution et rémunération
- La date de conclusion du contrat ne peut être postérieure à celle de son démarrage effectif. Elle correspond au jour où les signatures de l’ensemble des parties ont été recueillies.
- C’est elle qui détermine l’éligibilité à l’aide exceptionnelle.
- Le contrat prend normalement fin au terme des examens.
- Dans le cas où la date d’examen n’entrerait finalement pas dans la période qu’il couvre, l’entreprise a la possibilité de transmettre un avenant pour modifier l’échéance du contrat.
- Elle peut prévoir, lors de sa conclusion, un décalage maximum de deux mois après les examens théoriques.
- Pour aider à renseigner les informations relatives à la rémunération de l’apprenti, Atlas met à disposition sur son site les grilles de rémunération applicables et un simulateur de coût contrat .
La formation : établissement responsable et parcours
- L’établissement de formation responsable, qui doit être indiqué sur le contrat d’apprentissage, peut être différent du lieu de formation.
- Le cas échéant, ces informations figureront sur la convention de formation.
- La fiche RNCP du titre visé doit être active au moment de la conclusion du contrat.
Étape 2 : La transmission du contrat par le CFA et l’entreprise
S’il est important de transmettre un Cerfa dont les champs sont remplis avec exactitude, il n’est pas nécessaire de joindre l’original signé pour l’envoi. Il est toutefois indispensable de préciser clairement sur la convention de formation le coût de la prestation du CFA ainsi que le reste à charge pour l’entreprise.
Lorsque la transmission à l’Opco est assurée par un CFA doté d’un mandat de gestion, deux solutions sont possibles :
- utiliser l’espace MyAtlas prestataire ,
- recourir à la norme d’échange API CFA .
À noter que la convention de formation doit mentionner explicitement que l’entreprise lui a confié un mandat de gestion.
Si c’est l’entreprise qui réalise la transmission, elle peut recourir à l’espace MyAtlas entreprise .
- Elle est guidée dans la conclusion du contrat, de façon à garantir sa conformité pour un dépôt dans les meilleurs délais auprès des services de l’État.
- La saisie assistée l’alerte par exemple en cas d’information non-conforme ou lui présente une disposition réglementaire importante.
Mode d’emploi : la transmission d’un contrat via MyAtlas
La transmission du contrat via MyAtlas comporte six grandes étapes :
- 1 : la saisie des informations demandées sur le formulaire ;
- 2 : l’ajout des pièces obligatoires au dossier, telle que la convention de formation ou, le cas échéant, la convention de réduction de la durée du parcours ;
- 3 : la vérification des éléments déposés à l’étape récapitulative et la génération du formulaire Cerfa ;
- 4 : la sauvegarde du dossier dans les brouillons sur MyAtlas ;
- 5 : le recueil du visa de l’organisme de formation en apprentissage et des signatures sur le formulaire Cerfa avant la date de début du contrat ;
- 6 : la validation de l’envoi du contrat sur MyAtlas, au plus tard dans les cinq jours qui suivent la date de début du contrat.
Et en cas de doute, n’hésitez pas à contacter les équipes d’Atlas qui sont à votre écoute !